scopeArchiv
scopeArchiv™ est une solution informatique d’archivage complète pour les archives privées et publiques.
Cette solution standard dotée d’une structure modulaire prend en charge les processus opérationnels types: pré-archivage, transfert et mise à disposition des documents, valorisation et stockage, transmission, recherche et commande de documents archivés sur Internet ou via l’intranet. scopeIngest complète l’offre de scopeArchiv™ pour en faire un système d’informations archivistiques hybride et offre un archivage numérique à long terme conforme aux spécifications de l’OAIS (ISO 14721).
Une base de données, un système complet
scopeArchiv est une solution modulaire personnalisée qui peut s’adapter à tous les types d’archives sur le principe d’éléments dissociables. Il existe plus de 20 modules et plug-ins. Quel que soit le nombre de modules dont vous aurez besoin, le système se présente toujours sous la forme d’une solution complète. Il est possible d’ajouter des modules supplémentaires à tout moment, sans migration de bases de données ni modification du concept général d’exploitation.
Conçue pour les institutions d’archives à grande échelle et aux exigences complexes
Solution standard destinée aux archives de moyenne à grande taille, scopeArchiv™ répond parfaitement aux exigences des grandes archives communales et nationales et s’adapte aux structures d’archives existantes. La solution fonctionne dans le centre de calcul des utilisateurs ou dans le cloud via des fournisseurs de services externes. Au total, scopeArchiv met à disposition plus de 20 modules et plug-ins différents qui peuvent être combinés selon les besoins. Libre à vous de sélectionner les fonctionnalités et la complexité de votre solution et d’inclure uniquement les modules dont vous aurez effectivement besoin. Il est possible d’ajouter des modules supplémentaires à la solution de base à tout moment, sans migration de données.
Découvrez les possibilités de la solution scopeArchiv™
Modules d’archivage
Modules issus des domaines du système informatique d’archivage classique ainsi que de la gestion des dossiers
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Unités de description PRO
Génération d'unités de catalogage dans une structure hiérarchique dans le cadre de la compulsation. Collecte et gestion de toutes les informations pertinentes pour une unité de catalogage (conditions d'utilisation, périodes de protection, références, etc.) Illustration de la tectonique des archives.
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Descripteurs PRO
Compulsation approfondie et description normalisée des unités de catalogage, des objets ou des partenaires par l'attribution de termes (appellations préférées, non préférées, etc.). Gestion centrale des termes (normalisés). Recherche facilitée d'unités de catalogage et d'objets.
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Conteneurs
Conditionnement des unités de catalogage (logiques) dans des conteneurs physiques. Marquage des conteneurs (codes à barres, étiquettes) et lien avec un site. Catégorisation et contrôle du contenu du conteneur. Recrutement et prêt.
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Emplacements
Collecte et entretien des bâtiments, des locaux, des rayonnages et des aires de stockage. Gestion optimale des surfaces de stockage (identification des emplacements vides, etc.). Localisation rapide et fiable des conteneurs et des documents.
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Emprunts PRO
Réception des prêts via Internet/Intranet (nécessite scopeQuery et un guichet de commande). Traitement des prêts aux clients internes et externes (commandes, emprunts, retours, rappels, listes d'attente, etc.). Évaluation de l'utilisation de la matière archivée.
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Reproductions
Réception des commandes de reproduction via Internet/Intranet (nécessite scopeQuery et un guichet de commande). Traitement des commandes de reproduction (copies de dossiers, photographies, plans, etc.). Contrôle et évaluation de l'activité de reproduction ou de l'état de reproduction.
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Livraisons
Liaison avec les partenaires producteurs et fournisseurs de documents. Gestion des livraisons et de leurs emplacements. Liaisons vers les livraisons précédentes et les stocks compulsés.
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Partenaires PRO
Collecte et maintenance de toutes les données de référence des partenaires. Disponibilité directe des données des partenaires pour la communication par courrier électronique, téléphone, lettre, etc. Liaison des partenaires avec d'autres données telles que les livraisons, les unités de catalogage, les prêts, etc.
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Plans de classement
Mémorisation des plans de classement des partenaires producteurs de documents, afin de les conserver comme systèmes de classement et comme moyens d'accès aux unités de catalogage archivées. Maintenance des références aux partenaires producteurs de documents, aux stocks compulsés, aux dossiers administratifs et autres plans de classement.
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Dossiers
Collecte d'informations de niveau supérieur à propos des affaires. Définition des types d’affaires et création de relations avec les partenaires impliqués dans l’affaire ou d'autres affaires. Évaluation de ses propres activités d’affaire sous différents angles. Enregistrement des affaires dans un plan de classement (plan de registre). Lorsque les activités, documents et événements sont correctement attestés dans le cadre de dossiers, la traçabilité des affaires est assurée.
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Documents
Collecte et maintenance des métadonnées des documents appartenant à un dossier (affaire). Création de documents (par exemple sur la base de modèles) directement à partir de scopeDossier. Gestion de documents dans un contexte d’affaire logique, c'est-à-dire stockés dans un dossier et en référence à des partenaires, des événements et des activités.
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Événements
Collecte et maintenance des transactions (événements) telles que les réunions, le courrier entrant, etc. Gestion des événements dans le contexte logique des affaires. Évaluation couvrant l’ensemble du dossier.
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Activités
Collecte et maintenance des activités (élaborations, regroupements, etc.) dans le cadre des affaires individuelles. Programmation des activités et affectation aux partenaires impliqués dans l’affaire. Évaluation sur l’ensemble des dossiers des éléments en instance (contrôle de projet).
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Assistant de messagerie
(Add-in à MS Outlook) Enregistrement des courriers électroniques entrants et sortants dans un dossier. Création et envoi d’un document (courrier électronique et pièces jointes) et enregistrement de la transaction commerciale conformément aux spécifications du dossier. Liaison des courriers électroniques aux activités et aux événements. Enregistrement automatique d'une activité en tant que tâche dans MS Outlook.
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Compétences
Collecte, structuration et maintenance des compétences, intégration de celles-ci dans un contexte temporel et juridique, combinaison avec les porteurs de compétences (= partenaires tels que les autorités, les commissions, les unités organisationnelles, etc.).
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Objets
Compulsation et inventaire des bâtiments (y compris les objets principaux, partiels et secondaires) Compulsation supplémentaire par descripteurs. Lien vers les unités de catalogage.
Accès Internet / Interface / WebTools
Pour la communication des contenus archivistiques
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scopeQuery
Recherche dans les fonds d'archives via Internet/Intranet.
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QueryFilePublisher
Création et placement d’une copie des fichiers libérés pour la publication sur le serveur web.
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Guichet de commande des requêtes
Émission de commandes de prêts ou de reproductions via Internet/Intranet.
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Outil de synchronisation des requêtes
Synchronisation des données publiques de distorsion du productif à la base de données de médiation dans EAD 2002. Peut également être utilisé sans scopeArchiv.
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scopeXplore
Médiation des contenus d'archives pour la recherche en ligne. Avec des options supplémentaires telles que la chronologie, la recherche géographique, les expositions virtuelles ou le blog.
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scopeXploreSync
Synchronisation des données de distorsion publiques de scopeArchiv avec la base de données scopeXplore. Le système source peut également être (au lieu de la base de données) un fichier EAD 2002.
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scopeGO!
Maintenance en ligne des unités de répertoire.
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scopeRecordCenter
Outil de diffusion basé sur le web pour la conservation et l'ingestion de documents et de leurs métadonnées via scopeIngest.
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Interface OAI-PMH
Pour la médiation des données de distorsion selon la norme OAI-PMH.
Archivage numérique longue durée
Pour couvrir l'archivage numérique longue durée conformément à la norme OAIS DIN ISO 14721
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scopeIngest OAIS PRO
scopeIngest standard des données Digital Born selon OAIS et la norme suisse eCH-0160 avec une intégration du dépôt Fedora Commons (adaptateur) et de l'outil SIP Roda-In inclus.
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Intégration de référentiel En option
Connexion spécifique de scopeIngest avec des adaptateurs, par exemple pour Digitool d'ExLibris ou DIAS d'IBM.
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scopeConverter
Conversion de données primaires, par exemple Word, Excel, en formats de longue durée, par exemple PDF/A, et ce indépendamment de scopeArchiv/scopeIngest avec une technologie Docker
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scopeTKS
La solution TurnKeySolution (TKS) permet l'installation et l'exploitation de la solution scopeOAIS sur diverses machines virtuelles (VM) coordonnées. Est la norme pour l'installation via une intégration des VM d'ingestion sur l'infrastructure du client ou également comme une appliance.
Base de gestion du système
La base des produits de scope et la configuration des contenus ainsi que des utilisateurs
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Éléments de données
Collecte et maintenance de champs de saisie dans une grande variété de formats, qui peuvent être regroupés en des formulaires de saisie. Les éléments de données peuvent s’appuyer sur des listes de codes.
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Formulaires
Création et maintenance de formulaires de saisie (masques de saisie) à partir des éléments qui ont été définis avec le module Éléments de données.
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Codes
Collecte et maintenance des codes et groupes de codes (lexiques), qui peuvent être mis à disposition à différents endroits du système.
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Rapports
Maintenance des rapports existants. Saisie et intégration des propres rapports générés.
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Utilisateur du système
Collecte et maintenance de tous les utilisateurs du système (utilisateurs nommés). Définition et maintenance des autorisations d'accès pour tous les utilisateurs du système (lecture, écriture, administration, etc.).
Assistants
Pour l'importation de méta-données et de données primaires pour la génération automatique d'unités de distorsion ainsi que l'intégration d'images, de contenu multimédia, etc.
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Assistant photo
Conversion de fichiers d'images ou de plans numérisés (dessins vectoriels) dans des formats cibles définis par l'utilisateur (JPEG, etc.). Liaison des fichiers source et cible aux unités de catalogage existantes.
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Assistant outil de recherche
Vérification, nettoyage et réorganisation des instruments de recherche existants dans de nombreux formats sources tels que Word, Access ou Excel via un format intermédiaire (délimitation par tabulation). Chargement des instruments de recherche vérifiés dans scopeArchiv (unités de catalogage).
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Assistant de transfert
Préparation automatisée de répertoires de livraison et de livraisons électroniques (métadonnées et données primaires) à partir de sources externes tout en conservant la structure (formats : délimité par tabulation, CSV, XML selon la spécification d'interface séparée). Contrôle et traitement des données avant le transfert vers scopeArchiv (unités de catalogage, descripteurs, plans de fichiers).
Plug-Ins
Pour l'exportation et l'importation de contenus (métadonnées et données primaires)
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Plug-in d’exportation Excel
Exportation des données des modules scopeArchiv vers MS Excel.
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Plug-in pour modèles Word
Exportation des données des modules scopeArchiv vers MS Word. Création de cahiers de recherche.
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Plug-in d’exportation EAD
Exportation des métadonnées de l'unité de distorsion selon le standard EAD APEX ou DDB pour la connexion des portails.
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Plug-in d’importation des données
Importation de métadonnées dans les unités de distorsion existantes avec le choix des éléments de données à accutaliser.
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Plug-ins de gestionnaire de fichiers
Gestion des fichiers liés des unités de distorsion tels que le téléchargement, le téléchargement de fichiers sélectionnés des unités de distorsion sélectionnées, l'activation pour la publication via le QueryFilePublisher pour Query.
Services
Services supplémentaires du système
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Service FileWatcher
Vérification si des fichiers ou des répertoires ont été déplacés ou renommés dans le système de fichiers Windows et, si nécessaire, mise à jour des liens et des index dans la base de données scopeArchiv.
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Service de rappel
Envoi automatique d'e-mails lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple « date de prêt dépassée », « échéance atteinte »). Programmable indépendamment du module et pour presque toutes les fonctions de rappel.
Téléchargements : Informations techniques
Vous trouverez ci-dessous la configuration requise actuelle ainsi que les notes de mise à jour des dernières versions.
