Produktübersicht – scope Archivsoftware
scope bietet für jede Archivgrösse und jedes Kundenbedürfnis die richtige Archivsoftware
scope bietet umfassende Standardlösungen für öffentliche und private Archive. Sie sind modular aufgebaut und unterstützen die typischen Geschäftsprozesse von Archiven.
scopeArchiv™
Für mittlere, grosse und sehr grosse Archive bietet das Produkt scopeArchiv™ die vollumfassende Archivlösung. Trotz der sehr umfangreichen Funktionalitäten kann diese Archivsoftware noch mit zusätzlichen Optionen erweitert werden. Gewisse nicht benötigte Softwarekomponenten können inaktiviert werden. So kann diese Lösung auf jede Organisationsgrösse massgeschneidert konfiguriert werden. scopeArchiv™ lässt keine Wünsche offen und stellt somit die ultimative Software für anspruchsvolle Archivbetreiber dar – seien es Staatsarchive, grosse Firmenarchive oder umfangreiche Sammlungen oder Bibliotheken.
Entdecken Sie die Leistungsmerkmale der verschiedenen Pakete von scope
Unter Produktvergleich finden sie die direkte Gegenüberstellung der in den jeweiligen Modulen enthaltenen Funktionalitäten. Wenn Sie auf Leistungsübersicht umschalten, finden Sie den ausführlichen Beschrieb zu allen für den gesamten Archivierungsprozess verfügbaren scope Komponenten.
Systemverwaltung
In der Systemverwaltung werden systemweit verfügbare Grundfunktionen (Reporting, Auswahllisten, Design von Erfassungsformularen und deren Teilen, Rechte von Systembenutzern) definiert und gepflegt.
Berichte
Pflege bestehender Berichte (Reports). Erfassung und Einbindung selbst erstellter Berichte.
Codes
Erfassung und Pflege von Codes und Codegruppen (Wortschätzen), die an den verschiedensten Orten im System zur Verfügung gestellt werden können.
Datenelemente
Erfassung und Pflege von Eingabefeldern in den verschiedensten Formaten, die zu Erfassungsformularen zusammengestellt werden können. Datenelementen können Codelisten hinterlegt werden.
Formulare
Erstellung und Pflege von Eingabeformularen (Erfassungsmasken) aus denjenigen Elementen, die mit dem Modul Datenelemente definiert wurden.
Reminder Service
Automatischer Versand von E-Mails beim Eintreffen gewisser Bedingungen (z.B. „Ausleihdatum überschritten“, „Zieltermin erreicht“). Modulunabhängig und für nahezu jede Erinnerungsfunktion programmierbar.
Systembenutzer
Erfassung und Pflege aller Systembenutzer (named users). Definition und Pflege der Zugriffsberechtigungen aller Systembenutzer (lesen, schreiben, administrieren etc.).
Vorarchivischer Bereich
Ablieferungen
Verbindung zu Unterlagen produzierenden und abliefernden Partnern. Verwaltung von Ablieferungen und deren Standorten. Verbindungen zu früheren Ablieferungen und erschlossenen Beständen.
Aktenpläne
Speicherung von Aktenplänen Unterlagen produzierender Partner, um sie als Ordnungssysteme von und als Zugangswege zu archivierten Verzeichnungseinheiten zu erhalten. Pflege der Bezüge zu Unterlagen produzierenden Partnern, erschlossenen Beständen, Verwaltungsdossiers und andern Aktenplänen.
Kompetenzen
Erfassung, Strukturierung und Pflege von Kompetenzen, deren Einbettung in einen zeitlichen und rechtlichen Kontext, Verknüpfung zu Kompetenzträgern (= Partner wie Behörden, Kommissionen, Organisationseinheiten usw.).
Übernahme-Assistent
Automatisierte Aufbereitung elektronischer Ablieferungsverzeichnisse und Ablieferungen (Meta- und Primärdaten) aus externen Quellen unter Wahrung der Struktur (Formate: tab delimited, CSV, XML gemäss separater Schnittstellen-Spezifikation).Kontrolle und Bearbeitung der Daten vor der Übernahme nach scopeArchiv (Verzeichnungseinheiten, Deskriptoren, Aktenpläne).
Archivischer Bereich
Erschliessung
Deskriptoren
Vertiefte Erschliessung und standardisierte Beschreibung von Verzeichnungseinheiten, Objekten oder Partnern mittels Vergabe von Begriffen (Vorzugs und Nicht Vorzugsbenennungen usw.). Zentrale Verwaltung (standardisierter) Begriffe. Erleichterung der Suche nach Verzeichnungseinheiten und Objekten.
Objekte
Erschliessung und Inventarisierung von Bauwerken (inkl. Haupt , Teil und Nebenobjekten) Zusätzliche Erschliessung durch Deskriptoren. Verknüpfung zu Verzeichnungseinheiten.
Verzeichnungseinheiten
Generierung von Verzeichnungseinheiten in einer hierarchischen Struktur im Rahmen der Erschliessung. Erfassung und Verwaltung aller für eine Verzeichnungseinheit relevanten Informationen (Benutzungsbestimmungen, Schutzfristen, Verweise usw.). Abbildung der Archivtektonik.
Bestandes- und Lagerortsverwaltung
Behältnisse
Verpackung von (logischen) Verzeichnungseinheiten in physische Behältnisse. Auszeichnung der Behältnisse (Barcodes, Etiketten) und Verbindung mit einem Standort. Kategorisierung und Kontrolle des Behältnisinhalts. Aushebung und Ausleihe.
Standorte
Erfassung und Pflege von Gebäuden, Räumlichkeiten, Gestellen und Ablageflächen. Optimale Bewirtschaftung der Lagerflächen (Ausweis von Leerplätzen usw.). Schnelles und zuverlässiges Auffinden von Behältnissen und Unterlagen.
Assistenten
Bild-Assistent
Überführung digitalisierter Bild- oder Plandateien (Vektorzeichnungen) in benutzerdefinierte Zielformate (JPEG usw.). Verknüpfung der Ausgangs- und Zieldateien mit bestehenden Verzeichnungseinheiten.
Findmittel-Assistent
Überprüfung, Bereinigung und Umorganisation bestehender Findmittel in zahlreichen Ausgangsformaten wie Word, Access oder Excel via Zwischenformat (tab delimited) Laden der überprüften Findmittel in scopeArchiv (Verzeichnungseinheiten).
Benutzung und Vermittlung
Ausleihen
Entgegennahme von Ausleihen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Bearbeitung von Ausleihen an interne und externe Kundschaft (Bestellung, Ausleihe, Rücknahme, Mahnung, Wartelisten usw.). Auswertung der Benutzung des Archivguts.
Query Bestellschalter
Aufgabe von Bestellungen für Ausleihen oder Reproduktionen über Internet/Intranet.
QueryFilePublisher
Erstellung und Platzierung einer Kopie der zur Veröffentlichung freigegebenen Dateien auf dem Web-Server.
Reproduktionen
Entgegennahme von Reproduktionsaufträgen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Abwicklung von Reproduktionsaufträgen (Kopien von Akten, Fotos, Plänen usw.). Kontrolle und Auswertung der Reproduktionstätigkeit bzw. des Reproduktionsstand.
scopeQuery
Recherche in den Archivbeständen über Internet/Intranet.
Geschäftsverwaltung
Neben dem eigentlichen Archivmanagement fallen in jedem Archiv die üblichen administrativen Geschäfte an: Verwaltung der internen Projekte, Beratung der Partner im vorarchivischen Bereich usw. Mit der Geschäftsverwaltung werden mehrere Module als Gruppe lizenziert. Wenn alle Module in vollem Umfang genutzt werden, entsteht eine differenzierte, elektronisch gestützte Geschäftsverwaltung. Zum Beispiel eignet sich das Partnermanagement bestens zur Pflege der Partner eines Archivs (abliefernde Stellen, Lieferanten, Benutzer) und zur Abwicklung der Geschäfte mit ihnen. Teile der Geschäftsverwaltung, insbesondere Partner, sind Voraussetzung für den Einsatz anderer Module von scopeArchiv™. Die Geschäftsverwaltung kann, natürlich zusammen mit der Systemverwaltung, auch für sich allein, d.h. ohne die archivspezifischen Module, installiert werden.
Aktivitäten
Erfassung und Pflege von Aktivitäten (Erarbeiten, Zusammenstellen etc.) im Rahmen einzelner Geschäfte. Terminierung von Aktivitäten und Zuweisung an die am Geschäft beteiligten Partner. Dossierübergreifende Auswertung von Pendenzen (Projekt-Controlling).
Dokumente
Erfassung und Pflege von Metadaten der zu einem Dossier (Geschäft) gehörigen Dokumente. Erstellung von Dokumenten (z. B. auf der Basis von Vorlagen) direkt aus scopeDossier heraus. Verwaltung von Dokumenten im logischen Geschäftszusammenhang, d. h. abgelegt in einem Dossier und bezogen auf Partner, Ereignisse und Aktivitäten.
Dossiers
Erfassung von übergeordneten Informationen zu Geschäften. Typisierung von Geschäften und Herstellung von Beziehungen zu am Geschäft beteiligten Partnern bzw. anderen Geschäften. Auswertung der eigenen Geschäftstätigkeit unter verschiedensten Gesichtspunkten. Registrierung von Geschäften in einem Aktenplan (Registraturplan). Aktivitäten, Dokumente und Ereignisse im Rahmen von Dossiers korrekt nachgewiesen werden, ist die Nachvollziehbarkeit von Geschäften sichergestellt.
Ereignisse
Erfassung und Pflege von Geschäftsvorfällen (Ereignissen) wie Sitzungen, Posteingängen etc. Verwaltung von Ereignissen im logischen Geschäftszusammenhang. Dossierübergreifende Auswertung.
Mail-Assistent
(Add-in zu MS Outlook) Registrierung von ein- und ausgehenden E-Mails in einem Dossier. Erstellen und Verschicken eines Dokuments (E-Mail und Anhänge) und Speicherung des Geschäftsvorfalls gemäss den Vorgaben des Dossiers. Verknüpfung von E-Mails mit Aktivitäten und Ereignissen. Automatische Registrierung einer Aktivität als Aufgabe in MS Outlook.
Partner
Erfassung und Pflege sämtlicher Stammdaten der Partner. Direkte Verfügbarkeit von Partnerdaten für die Kommunikation via E-Mail, Telefon, Brief usw. Verknüpfung von Partnern mit andern Daten wie Ablieferungen, Verzeichnungseinheiten, Ausleihen usw.
Sonderprogramme
Excel Export-Plug-In
Export von Daten der scopeArchiv Module nach MS Excel.
FileWatcher Service
Prüft, ob Dateien oder Verzeichnisse im Windows Dateisystem verschoben oder umbenannt wurden, und allenfalls führt die Verknüpfungen und Indices in der scopeArchiv-Datenbank nach.
Word Vorlagen-Plug-In
Export von Daten der scopeArchiv Module nach MS Word. Erstellen von Findbüchern.
Digitale Langzeitarchivierung mit scopeOAIS™
Für alle scope Produkte (scopeArchiv™, scopeBusiness und scopeVerbund) steht die digitale Langzeitarchivierung nach OAIS zur Verfügung. Die Funktionalität wurde dabei passend abgestimmt und vollständig in das jeweilige Produkt integriert (hybrides Archiv). Zusätzliche Werkzeuge, bspw. für „SIP-lose“ Ingest oder vereinfachte digitale Ablieferungen, unterstützen das Archiv und steigern die Effizienz.
Repository Integration
Spezifische Anbindung des scopeIngest mit Adaptern für z.B. Digitool von ExLibris oder DIAS von IBM
scopeConverter
Umwandlung der Primärdaten z.B. Word, Excel in Langzeitformate z.B. PDF/A und dies unabhängig von scopeArchiv/scopeIngest mit einer Docker Technologie
scopeIngest OAIS
Standard scopeIngest der Digital Born Daten gemäss OAIS und dem CH Standard eCH-0160 mit einer Integration des Fedora Commons Repositories (Adapter) und SIP Tool Roda-In inkludiert.
scopeRecordCenter
Webbasiertes Ablieferungs Tool zur Aufbewahrung sowie Ingestierung von Dokumenten sowie deren Metadaten via scopeIngest.
