Systemkonzept

scopeArchiv™ ist eine umfassende Standardlösung für öffentliche und private Archive. Es ist modular aufgebaut und unterstützt die typischen Geschäftsprozesse, beginnend mit der Pflege des Bereichs Vorarchiv, der Übernahme und Aufbereitung von Unterlagen, über die Erschliessung und Lagerung bis zur Vermittlung bzw. Recherche und Bestellung von Archivgut über Internet oder Intranet. scopeArchiv™ passt sich den vorhandenen Archivstrukturen an und ist mit einem vorgegebenen Modulsatz auch im scope Rechnenzentrum als Internetanwendung verfügbar.

Da scopeArchiv™ laufend weiter entwickelt wird, können wir seit März 2010 nebst der analogen Archivierung auch die digitale Langzeitarchivierung mit unserer Software abdecken. Dazu bieten wir zusätzlich die Produktsuite scopeOAIS™ an, welche die OAIS-konforme und ISO 20652 basierte Übernahme digitaler Daten ins Archiv erlaubt. Was bedeutet das?

Weil in der heutigen Zeit immer mehr digitale Dokumente entstehen, die man auf Papier nicht mehr auf lange Zeit aufbewahren möchte, werden zunehmend Akten nur noch digital verzeichnet. Diese Art der Archivierung benötigt aber spezielle Verfahren, damit sie diversen rechtlichen und technischen Ansprüchen genügt.  Die Akten können nicht einfach wie ein Textdokument auf einem Laufwerk gespeichert und dann in scopeArchiv™ verlinkt werden sondern müssen mit einem speziellen Prozedere in einem digitalen Speichermedium (einem sogenannten Repository) abgelegt werden. Dieses Repository ist ausserhalb von scopeArchiv™, unsere Software greift aber auf die Dateien zu und kann diese somit wie alle anderen Akten verzeichnen.

Da dieses Verfahren komplex ist und auch Standards (ISO 20652) dafür eingehalten werden müssen, wurde das OAIS-Referenzmodell entwickelt, welches die Übernahme der Daten von der abliefernden Stelle über die (digitale) Archivierung bis zur Bereitstellung der Akten für den Konsument beschreibt. Mit der neuen Produktsuite scopeOAIS™ können wir alle Vorgaben erfüllen. Sie enthält das neue Modul scopeIngest, mit dem Sie digitale Dateien von der abliefernden Stelle in ein von Ihnen gewähltes Repository übernehmen können und gleichzeitig die entsprechenden Verzeichnungseinheiten in scopeArchiv™ finden. Konfiguriert werden kann dieser Ingest nach dem jeweiligen Kundenbedürfnis. Anschliessend können Angestellte des Archivs mittels scopeArchiv™ die Akten wie gewohnt bearbeiten.

Welche Vorteile bringt die digitale Langzeitarchivierung mit scopeOAIS™?

• Digitale Akten müssen nicht mehr in physischer Form aufbewahrt werden
• Freie Wahl des Repositorys (unabhänig von scopeArchiv™)
• Angestellte, welche scopeArchiv™ kennen, müssen mit scopeOAIS™ kein zusätzliches Programm lernen
• Das Modul scopeIngest ermöglicht es einem Archiv, die digitalen Dateien selbständig und nach eigenen Bedürfnissen zu übernehmen

Gerne beraten wir Sie einführlicher über dieses Thema und die diversen Möglichkeiten einer Implementation!